Proyecto de implementación de nuevo sistema para la gestión académica partirá en 2015, incorporando a unos 50 mil usuarios, entre estudiantes, exestudiantes, académicos y funcionarios.
En una era donde la información y la globalización cumplen un rol fundamental, nuestra Universidad decidió implementar un proyecto que, desde el punto de vista de la gestión académica, dará una mejor respuesta a los requerimientos de los estudiantes y el Ministerio de Educación.
El Sistema Baini (Bainí, “Todo” en lengua kunza) será puesto en práctica a partir del próximo año mediante la instalación de una plataforma “banner” que integrará toda la información del alumno en un solo lugar, fortaleciendo a la UCN ante los desafíos actuales y futuros.
La adopción de Baini significará, asimismo, contar con una plataforma de gestión estudiantil de primer nivel en el ámbito internacional, la que facilitará los procesos administrativos de la Universidad en todo lo relacionado con el manejo de la información del estudiante.
El Rector Jorge Tabilo Álvarez resalta que disponer de manera integral de toda la información docente, así como de algunos aspectos financieros, permitirá realizar análisis y estudiar relaciones entre los diferentes componentes de datos en la UCN. “Adicionalmente, se podrán satisfacer las demandas cada vez más complejas de información que requiere el Mineduc, y también contribuir notablemente a la transparencia y rendición de cuentas de la Universidad ante los requerimientos del Ministerio”, expresó.
Para Rodrigo Alda Varas, Vicerrector Académico, “cuando se tiene una plataforma robusta e integrada que contiene el ciclo de vida del estudiante y que puede vincular de forma nativa beneficios y cuentas, nos encontramos en la mejor posición para enfrentar un escenario de accountability”. Lo anterior, añadió, se verá potenciado con herramientas de “Inteligencia de Negocio” o “BI”.
Baini unificará los servicios tecnológicos de la Universidad, y es un proyecto que forma parte de una red de más de 1.400 instituciones de Educación Superior en 40 países, lo que se traducirá en una mejora en la productividad, comunicación y gestión de usuarios de todos los estamentos de la UCN.
El proyecto comenzará su aplicación en 2015 y sustentará el crecimiento de la Universidad Católica del Norte en un escenario de Educación Superior dinámico, lo cual está ligado a su Misión y Visión, junto a su Proyecto Educativo. “El proyecto permitirá administrar todo el sistema de gestión de la docencia y dispondrá de miradas de sumo interés para los estudiantes, además de que apoyará la toma de decisiones al interior de la Universidad”, indicó el Rector Tabilo, quien dijo que disponer de un sistema de información integral permitirá establecer diferentes interfaces que ayudarán a que el estudiante y el postulante puedan conocer la realidad curricular y los procesos de gestión de la Institución.
En cuanto a la gestión universitaria, Baini busca fortalecer una cultura de calidad y mejoramiento continuo, junto con aumentar la seguridad de los sistemas académicos de la Universidad y estandarizar los accesos.
BENEFICIOS
El Gerente de la iniciativa, Santiago Sánchez, explicó que Baini registrará en solo una estructura todo el “ciclo de vida” del estudiante, desde la postulación hasta su gestión de exalumno.
Agregó que todos los alumnos que están en el sistema actual serán migrados a la nueva plataforma, lo que implica un universo del orden de las 50 mil personas.
Los académicos también serán parte de este sistema, donde encontrarán diversos cambios en sus procesos, que contribuirán a facilitar y agilizar su labor. Se incorporarán mejores prácticas que lo orientarán en su ámbito docente, eliminando el peso administrativo de algunas actividades. A modo de ejemplo, se puede mencionar que uno de los puntos importantes es que se simplificará todo lo relacionado con las calificaciones.
UCN
El Rector Jorge Tabilo enfatizó que “Baini contribuirá a mejorar el posicionamiento de la UCN ante las demás instituciones de Educación Superior, ya que gracias al proyecto se podrá destacar como una Universidad moderna que utiliza las tecnologías de información, mejorando de esta manera la relación con la comunidad”.
La autoridad remarcó también que en la UCN el sistema funcionará adecuadamente, debido a que nuestra Institución ha sido pionera en usar tecnologías de información para el apoyo a la docencia.
Asimismo, indicó que entre los desafíos futuros se encuentra la incorporación de todas las funciones de la Universidad, siendo estas académicas, de docencia, de investigación y de vinculación con el medio, avanzando hacia una Institución a la vanguardia en el uso de las tecnologías de información.
PROYECTO EDUCATIVO
El proyecto Baini proporcionará una plataforma flexible que podrá responder a cambios en modelos de aprendizaje y metodologías de enseñanza. La adopción de créditos SCT para todas las materias permitirá evidenciar los tiempos necesarios para lograr los aprendizajes, y el hecho de contar con la historia académica facilitará la transición entre pre y postgrado. “Esto, se verá potenciado con una mayor libertad para el académico y una mayor centralización en su actividad docente, al reorientar parte de las labores administrativas”, explicó Rodrigo Alda.
Sumó a ello la posibilidad de potenciar la autonomía y corresponsabilidad del estudiante con su proceso formativo: “En este contexto, tendrán un rol protagónico, en el cual podrán -dentro de ciertos márgenes- inscribir sus asignaturas y, cuando se posibilite, elegir distintas opciones de sus cursos. La integración de sus antecedentes, tanto académicos como de beneficios y deudas, más la posibilidad de realizar muchos procesos por workflow, mejorarán la experiencia de usuario”.
CAPACITACIÓN
Santiago Sánchez manifestó que el mundo académico será capacitado en forma presencial y virtual, para lo cual se contará con videos de apoyo. Participarán decanos, directores de departamentos y de escuelas, y jefes de carrera, entre otros profesionales.
Los estudiantes también participarán en un periodo de capacitación. Tendrán un rol protagónico, ya que habrá modificaciones en la toma de asignaturas, pudiendo incluso decidir el paralelo en que quieren estar. Podrán inscribir cátedras y laboratorios, así como otras actividades relacionadas con su actividad.
El proyecto, que ya está cercano a entrar oficialmente en operaciones, significó desde sus inicios un intenso trabajo para el equipo a cargo. En este sentido, Santiago Sánchez reconoce que debieron enfrentar un periodo de adaptación durante el cual tuvieron que aprovechar lo mejor de dos mundos: su propio sistema y entender cómo trabajaba lo que venía de afuera, esto es, Banner.
Asegura que fue un trabajo enriquecedor para la organización, porque permitió conocer el estado del arte existente en otras instituciones, considerando que esta plataforma se encuentra instalada en las principales universidades de Estados Unidos y Latinoamérica. “Hace dos semanas participamos en Colombia en una reunión de usuarios de Ellucian (empresa proveedora del sistema) en América Latina y El Caribe. Este encuentro nos dejó la visión que nos incorporamos a una comunidad de aprendizaje, con un sustento en una empresa como Ellucian que nos permitirá crecer. Estamos frente a un sistema que nos llevará a enfrentar nuevos desafíos y llevar a cabo importantes visiones, como ser una plataforma que va a soportar el nuevo proyecto de las ingenierías, entre otros aspectos. Esto es lo que buscábamos, tener más libertad de acción facilitada por la tecnología”, precisó.
Destacó asimismo la disposición de la autoridad de la UCN, que les dio libertad en el trabajo, confiando en el equipo, lo cual les permitió desarrollar de la mejor forma esta iniciativa.
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